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E-Mail-Signatur

Vergleichbar mit dem Briefkopf einer traditionellen Geschäftsdrucksache erfüllt die E-Mail-Signatur die Funktion der genauen Absenderangabe. Sie ist damit Bestandteil der visuellen Kommunikation.

Die Abbildung zeigt eine korrekte Anwendung der E-Mail-Signatur.

Gestaltung

Die E-Mail-Signatur enthält den Namen des Mitarbeiters, seine Funktion, die genaue Angabe der Abteilung/des Referats und den Namen des Ministeriums. Hinzu kommt noch die Hausanschrift, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- sowie Internet-Adresse.

Um die persönlichen und allgemeinen Daten deutlich zu unterscheiden, wird nach der Funktion ein Unterstrich (Hochstelltaste + Bindestrich) in die Signatur eingefügt. Die Anschrift ist vom Ministerium mit einer Leerzeile abgesetzt.

Die E-Mail-Signatur sollte in der CD-Schrift BundesSans in 11 pt angelegt werden. Sollte die BundesSans nicht verfügbar sein, kann auf die Systemschrift Calibri in 11 pt ausgewichen werden.

Tipp: Sie können die dargestellte Signatur kopieren (Strg + "C"), in Ihr Mail-Programm einfügen (Strg + "V") und mit Ihren individuellen Daten überschreiben.

Beispiel (Text):

Vorname Nachname
Funktion (optional)
________________________
Referat/Abteilung
Ministerium

Straße, PLZ Ort
Telefon: 030 1234-56
Fax: 030 1234-57
E-Mail: vorname.nachname@ministerium.de
Internet: http://www.ministerium.de

Alternative - dreizeilig gesetzt (Text)

Vorname Nachname │Funktion (optional) │ Referat/Abteilung │ Ministerium │ Blindtextstraße 12 │ 12345 Musterstadt
Postanschrift: 12345 Musterstadt │ Tel. +49 30 12 345-4567 │ Fax +49 30 12 345-4568 │ vorname.nachname@text.bund.de
www.bundesregierung.de

Optional kann bei nicht eindeutig zuzuordnenden Vornamen die Signatur um „Herr“ oder „Frau“ ergänzt werden.

Formatierung

In Outlook werden im Menü Datei/Optionen/E-Mail alle notwendigen Einstellungen für das Aussehen der Signatur wie auch der E-Mail selbst eingestellt.

Anmerkung: Die folgenden Abbildungen zeigen das schrittweise Einrichten einer Corporate Design gerechten E-Mail-Signatur für die Programmversion Microsoft Outlook 2013. Bei anderen Outlook-Versionen können die Inhalte der Dialogboxen geringfügig von den dargestellten Inhalten abweichen. Aus diesem Grund sind die relevanten Einstellungen mit magentafarbenen Rahmen gekennzeichnet.

E-Mail

Die Abbildung zeigt die Outlook-Optionen/E-Mail.


Briefpapier und Schriftarten

1. Briefpapier und Schriftarten

Die Abbildung zeigt das Anlegen einer neuen Signatur.


2. Signaturen und Briefpapier

Die Abbildung zeigt die Bearbeitung der E-Mail-Signatur.



3. Schriftart

Die Abbildung zeigt die Auswahl der Schriftart.


Signatur

1. Signatur

Die Abbildung zeigt die korrekte Auswahl der Signatur.


2. Signatur erstellen

Die Abbildung zeigt die Einrichtung der E-Mail-Signatur.


3. Signatur bearbeiten

Die Abbildung zeigt die richtige Einrichtung der E-Mail-Signatur


Kopieren (Strg + "C") Sie die unten dargestellte Signatur und fügen Sie sie in das Textfeld ein (Strg + „V“). Anschließend überschreiben Sie diese mit Ihren individuellen Daten.

Text Signatur:

Vorname Nachname
Funktion (optional)
________________________
Referat/Abteilung
Ministerium

Straße, PLZ Ort
Telefon: 030 1234-56
Fax: 030 1234-57
E-Mail: vorname.nachname@ministerium.de
Internet: http://www.ministerium.de

Technische Hinweise

E-Mails der Bundesregierung sollten ausschließlich im Rich-Text-Format und nicht als HTML-Mails verfasst werden.

Zwar erlaubt das HTML-Format, Formatierungen (Schriftart- und größe, Hervorhebungen durch Fettdruck etc.) innerhalb einer E-Mail vorzunehmen, doch diese Formatierungen werden bei den Empfängern nur dann richtig angezeigt, wenn Sender und Empfänger mit dem gleichen Betriebssystem und Mail-Programm (beispielsweise Windows und MS-Outlook) miteinander kommunizieren. Andernfalls (z.B. beim Austausch von Informationen zwischen Benutzern unterschiedlicher Plattformen) können Formatierungen sich verändern oder verloren gehen.

Achtung: Manche Mailserver sind so konfiguriert, dass sie keine E-Mails im HTML-Format an den Empfänger weiterleiten, da sie ein Sicherheitsrisiko bedeuten können oder als Spam gewertet werden.